Cancelación de un crucero por motivos médicos: documentación, tasas aeroportuarias y recursos

Un imprevisto de salud, una hospitalización de última hora, y todo un crucero que hay que anular. Sabemos que un problema de salud ya es de por sí bastante estresante: la parte administrativa, al menos, puede gestionarse con tranquilidad. Nuestro equipo de asesores gestiona este tipo de situaciones a diario, y el proceso está bien definido. Anular por motivos médicos es un trámite sencillo en cuanto se actúa de la manera correcta y se siguen los pasos en orden. Cada gestión tiene su propia lógica. Esta guía práctica le explica qué hacer, en qué orden y qué recursos tiene para el reembolso del crucero según su caso.

Cómo se desarrolla la anulación por motivos médicos

En cuanto sepa que no podrá viajar, lo primero que debe hacer es avisar a su asesor de Filovent y formalizar la anulación. El desarrollo es sencillo y está bien pautado: avise a su asesor, formalice la anulación desde «Mi panel» y declare el siniestro en declare.fr con su certificado médico y su factura de anulación. A continuación, el detalle paso a paso.

1. Avise a su asesor por teléfono o por correo electrónico, indicando el motivo médico y su número de expediente. Esto permite iniciar de inmediato la tramitación e informar al socio o socios afectados (empresa de alquiler, hotel, transporte).
2. Declare la anulación desde su cuenta de cliente: acceda a la sección «Mi panel» y, a continuación, haga clic en «Anular mi reserva». Es esta acción la que oficializa la anulación del alquiler.
3. Le enviamos sus documentos de seguro: su certificado de seguro de anulación, las condiciones generales que se le aplican y la factura de anulación de su reserva, indispensables para los siguientes pasos.
4. Declare el siniestro ante el asegurador y adjunte sus justificantes médicos, sus justificantes de pago y la factura de anulación. El reembolso lo tramita después el asegurador según las garantías de su contrato.

Los documentos que reunir

Para que su expediente se tramite sin idas y venidas inútiles, conviene reunir cuanto antes toda la documentación necesaria. Entran en juego varias categorías de documentos.

• Sus referencias de seguro: su certificado de seguro de anulación, en el que figura su número de asegurado, o en su defecto su número de contrato de seguro, así como su apellido. La tabla de garantías de su contrato también resulta útil.
• Sus justificantes médicos: es la pieza central del expediente. Según la situación, se trata de un certificado médico, de un parte de hospitalización o de cualquier documento que acredite el impedimento. Cuando el impedimento afecta a un allegado, el asegurador exige su certificado médico y un justificante del vínculo de parentesco (libro de familia o partida de nacimiento).
• Su factura de anulación y sus justificantes de pago: la factura (o el abono) emitida tras la anulación, que indica la fecha de anulación y el importe de los gastos retenidos, acompañada del resumen de sus pagos. Es el documento más solicitado, porque establece el importe exacto que se ha de reembolsar.
• Sus condiciones generales de venta: las vigentes en el momento de la compra, que indican el baremo de anulación aplicable a su prestación. Se las enviamos junto con su certificado.
• El certificado de reembolso de las tasas aéreas: si su crucero incluía vuelos, este documento completa su expediente (consulte la sección dedicada más abajo).
• Los datos de su reserva: número de expediente y comprobante de reserva, que encontrará en su cuenta de cliente. Permiten vincular su solicitud con el contrato correcto.

Declarar el siniestro ante el asegurador

Una vez confirmada la anulación y con sus documentos a mano, la declaración del siniestro se realiza directamente en línea ante nuestro asegurador asociado, Gritchen Affinity (en colaboración con la compañía Areas). El procedimiento es sencillo:

1. Conéctese a la plataforma de declaración en línea declare.fr (la dirección figura también en su certificado) y elija la opción «declarar un siniestro». La plataforma está en francés, pero el proceso es sencillo y su asesor puede ayudarle si tiene cualquier duda.
2. Identifíquese mediante su número de asegurado o su número de contrato de seguro, junto con su apellido.
3. Complete el formulario con la información solicitada y adjunte sus justificantes, en particular el justificante médico, la factura de anulación y sus justificantes de pago.

Una vez enviada la declaración, es el asegurador quien toma el relevo para la instrucción y el reembolso. Para saber con precisión qué cubre el seguro de anulación y si se aplica una franquicia, consulte las condiciones de su contrato. Su asesor permanece a su disposición si necesita un documento o una aclaración sobre su reserva.

Recuperar las tasas de aeropuerto

Cuando su crucero incluye vuelos, hay un aspecto que conviene tener en cuenta: las tasas de aeropuerto (también llamadas tasas aéreas) incluidas en el precio del billete son en gran parte recuperables en cuanto no toma el avión. Son objeto de un trámite distinto del seguro de anulación, con su propia lógica de calendario.

El principio es sencillo: la solicitud de reembolso solo puede iniciarse después de la fecha del vuelo en cuestión, y únicamente si el vuelo no se ha utilizado. Un vuelo ya realizado no da derecho a ningún reembolso de tasas. Mientras no haya pasado la fecha de salida o de regreso, el trámite no puede completarse.

Este reembolso procede de la plataforma o de la compañía que emitió el billete (por ejemplo MisterFly u otro socio emisor), y no de Filovent, pero su asesor gestiona el trámite por usted. El importe de las tasas recuperables figura en su comprobante de reserva. En cuanto al plazo, suele tardar de 1 a 6 meses según la compañía aérea o la plataforma de emisión: lo más recomendable es señalar la situación a su asesor y, después, volver a contactarlo una vez pasada la fecha del vuelo para seguir el avance del expediente.

Sus recursos para el reembolso según su situación

El importe que puede esperar recuperar depende ante todo de un elemento: ¿ha contratado el seguro de anulación? En todos los casos, son las condiciones generales de venta de Filovent las que prevalecen para la anulación, y no las de la empresa de alquiler del barco. Y si contaba con el seguro de anulación de su tarjeta bancaria, compruebe bien su alcance: exige los mismos documentos (factura de anulación, condiciones generales y baremo) y a menudo cubre menos que un seguro de viaje específico.

Ha contratado el seguro de anulación

Es el caso más protector. El motivo médico forma parte de las causas asumidas, previa presentación de un justificante. Usted declara el siniestro ante el asegurador, que reembolsa las cantidades abonadas en las condiciones y límites previstos por su contrato. Cuidado con no confundirlo con el seguro multirriesgo, que cubre otros imprevistos como la repatriación, los gastos médicos in situ o el equipaje. A esto se añade, en su caso, la recuperación de las tasas de aeropuerto en los vuelos no utilizados.

No ha contratado el seguro

En este caso, son las condiciones generales de anulación las que determinan la parte retenida, y esta aumenta a medida que se acerca la salida. A modo de ejemplo, para algunos cruceros, una anulación que se produce a menos de 90 días de la salida puede suponer la retención de la totalidad del importe del viaje. Estos gastos de anulación siguen siendo debidos aunque el barco se vuelva a alquilar a otros clientes. Además, este umbral varía según el tipo de prestación: alquiler de barco (chárter), crucero en camarote o crucero organizado con tripulación a bordo. El baremo completo aplicable a su reserva figura en sus condiciones generales. Incluso sin seguro, las tasas de aeropuerto en los vuelos no utilizados siguen siendo recuperables según la misma lógica de calendario.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cancelar mi crucero por enfermedad?

Sí. La enfermedad es uno de los motivos médicos cubiertos por el seguro de anulación, previa presentación de un justificante (certificado médico o parte de hospitalización). Avise a su asesor de Filovent, formalice la anulación desde «Mi panel» y declare el siniestro en declare.fr. Si no contrató el seguro, podrá recuperar la parte prevista por las condiciones generales según la fecha de cancelación.

¿Me devuelven el dinero si cancelo un crucero por hospitalización?

Si contrató el seguro de anulación, sí: el asegurador reembolsa las cantidades abonadas, en las condiciones y límites de su contrato, presentando el parte de hospitalización y la factura de anulación. Sin seguro, el reembolso depende del baremo de las condiciones generales de Filovent y de la fecha en que cancele. En ambos casos, las tasas de aeropuerto de los vuelos no utilizados son recuperables.

¿Qué documentos debo aportar para una anulación médica?

Necesitará su certificado de seguro (o su número de contrato) con su apellido, la factura de anulación, sus justificantes de pago, sus condiciones generales de venta y, sobre todo, un justificante médico: certificado médico, parte de hospitalización o cualquier documento que acredite el impedimento. Es este justificante el que permite al asegurador instruir su solicitud.

¿El impedimento médico debe afectarme personalmente?

No necesariamente. Según las garantías de su contrato, el seguro de anulación puede cubrir un impedimento médico que le afecte a usted, pero también el de un allegado o el de uno de los participantes del viaje. Es una de las grandes ventajas de un seguro de anulación que cubre a toda la tripulación. Cuando es un allegado quien está impedido, el asegurador exige documentos específicos: su certificado médico y un justificante del vínculo de parentesco (libro de familia o partida de nacimiento). En caso de duda sobre las personas cubiertas, compruebe la tabla de garantías de su contrato o pregunte a su asesor.

¿Puedo anular para una sola persona del expediente?

Sí. Cuando una reserva agrupa a varios participantes, es posible proceder a una anulación parcial: una persona anula mientras las demás mantienen el viaje. Indique con precisión a su asesor quién anula y quién viaja, para que la reserva se actualice. El precio por persona de los participantes restantes puede recalcularse, porque a menudo depende del número de viajeros a bordo. Si ha contratado el seguro de anulación, la persona impedida puede ser indemnizada por una causa cubierta, con el justificante correspondiente.

¿Cómo se realiza el reembolso?

Tras anular su reserva desde su cuenta de cliente, declara el siniestro en línea en declare.fr, adjuntando sus justificantes. El asegurador Gritchen Affinity instruye después su expediente y procede al reembolso de las cantidades abonadas, en las condiciones y límites previstos por su contrato de seguro de anulación.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir el reembolso?

Una vez declarado su expediente completo, la instrucción y el reembolso los gestiona directamente el asegurador, según sus propios plazos. Para no alargarlos inútilmente, lo mejor es enviar un expediente completo de entrada, incluidos el justificante médico, la factura de anulación y los justificantes de pago. Si el procedimiento se retrasa, su asesor de Filovent puede ayudarle a aportar un documento que falte o a hacer un seguimiento de su reserva.

¿Puedo recuperar las tasas de aeropuerto de mis vuelos?

Sí, las tasas de aeropuerto incluidas en el precio de los billetes son en gran parte recuperables, siempre que el vuelo no se haya utilizado. El trámite es distinto del seguro y solo puede iniciarse una vez pasada la fecha del vuelo. El reembolso procede de la plataforma o de la compañía que emitió el billete (por ejemplo MisterFly u otro socio), y no de Filovent directamente, pero su asesor se encarga del trámite por usted. El importe figura en su comprobante de reserva, y el plazo medio es de 1 a 6 meses.

¿Qué ocurre si no contraté el seguro de anulación?

Sin seguro, se aplican las condiciones generales de venta de Filovent (y no las de la empresa de alquiler). La parte retenida depende de la fecha en que anule: aumenta a medida que se acerca la salida y puede alcanzar el 100% del importe (por ejemplo, para algunos cruceros, a menos de 90 días de la salida). El baremo exacto depende del tipo de prestación y figura en las condiciones generales de su reserva. Las tasas de aeropuerto en los vuelos no utilizados siguen siendo, no obstante, recuperables.

¿Debo anular yo mismo o se encarga Filovent?

La anulación del alquiler se declara desde su cuenta de cliente, en la sección «Mi panel», mediante el botón «Anular mi reserva». Paralelamente, su asesor avisa a los socios afectados y le envía sus documentos de seguro. Por lo tanto, nunca está solo en el trámite.

¿Cuánto tiempo tengo para declarar el siniestro?

El plazo para declarar el siniestro suele ser de 5 días hábiles desde el hecho que provoca la anulación, salvo indicación distinta en las condiciones del contrato Gritchen Affinity. En cualquier caso, lo más prudente es declarar el siniestro lo antes posible tras la anulación, una vez reunidos sus justificantes médicos, para no arriesgarse a superar el plazo previsto por el asegurador.

Para recordar

Anular un crucero por motivos médicos se apoya en tres pilares: declarar la anulación desde su cuenta de cliente, activar su seguro de anulación en declare.fr con sus justificantes médicos, su factura de anulación y sus justificantes de pago, y, si había vuelos previstos, recuperar las tasas de aeropuerto una vez pasada la fecha del vuelo. Si ha contratado el seguro, está protegido sobre las cantidades abonadas; en caso contrario, se aplican las condiciones generales de Filovent, tanto más favorables cuanto antes actúe. En todos los casos, su asesor de Filovent está aquí para guiarle en cada paso y aligerar al máximo sus trámites.