Annullare una crociera per motivi di salute: documenti, tasse aeroportuali, ricorsi

Un imprevisto di salute, un ricovero dell'ultimo minuto, ed ecco un'intera crociera da annullare. Sappiamo che un problema di salute è già di per sé abbastanza stressante: la parte amministrativa, almeno, può essere gestita con serenità. Il nostro team di consulenti segue questo tipo di situazione ogni giorno e la procedura è ben definita, a condizione di seguire i passaggi nell'ordine giusto. Tra l'assicurazione annullamento, i giustificativi da raccogliere e il recupero delle tasse aeroportuali, ogni passaggio ha la sua logica. Ecco una guida pratica per capire cosa fare, in quale ordine, e quali sono i suoi ricorsi per ottenere il rimborso della crociera a seconda della sua situazione.

Come si svolge l'annullamento per motivi medici

Non appena sa di non poter partire, il riflesso giusto è avvisare il suo consulente Filovent e formalizzare la disdetta della prenotazione. Lo svolgimento è semplice e ben delineato.

1. Avvisi il suo consulente per telefono o via e-mail, indicando il motivo medico e il suo numero di prenotazione. Questo permette di avviare immediatamente il trattamento e di informare il o i partner coinvolti (noleggiatore, hotel, trasporto).
2. Dichiari l'annullamento dalla sua area clienti: si rechi nella sezione «La mia dashboard», poi clicchi su «Annulla la mia prenotazione». È questa azione che ufficializza l'annullamento del noleggio.
3. Le trasmettiamo i suoi documenti assicurativi: il suo attestato di assicurazione annullamento, le condizioni generali che vi si applicano e la fattura di annullamento della sua prenotazione, indispensabili per il seguito delle procedure.
4. Dichiari il sinistro presso l'assicuratore e alleghi i suoi giustificativi medici, i suoi giustificativi di pagamento e la fattura di annullamento. Il rimborso viene poi trattato dall'assicuratore secondo le garanzie del suo contratto.

I documenti da raccogliere

Affinché la sua richiesta venga trattata senza scambi inutili, conviene raccogliere subito tutta la documentazione necessaria. Entrano in gioco diverse categorie di documenti.

• I suoi riferimenti assicurativi: il suo attestato di assicurazione annullamento, sul quale figura il suo numero di assicurato, o in mancanza il suo numero di contratto assicurativo, oltre al suo cognome. È utile anche la tabella delle garanzie del suo contratto.
• I suoi giustificativi medici: è il documento centrale del dossier. A seconda della situazione, si tratta di un certificato medico, di un bollettino di ricovero o di qualsiasi documento che attesti l'impedimento. Quando l'impedimento riguarda un congiunto, l'assicuratore richiede il suo certificato medico e un giustificativo del legame di parentela (stato di famiglia o atto di nascita).
• La sua fattura di annullamento e i suoi giustificativi di pagamento: la fattura (o la nota di credito) emessa dopo l'annullamento, che indica la data di annullamento e l'importo delle spese trattenute, accompagnata dal riepilogo dei suoi pagamenti. È il documento più spesso richiesto, perché stabilisce l'importo esatto da rimborsare.
• Le sue condizioni generali di vendita: quelle in vigore al momento dell'acquisto, che indicano il tariffario di annullamento applicabile alla sua prestazione. Gliele trasmettiamo insieme al suo attestato.
• L'attestato di rimborso delle tasse aeree: se la sua crociera comprendeva voli, questo documento completa il suo dossier (veda la sezione dedicata più sotto).
• Gli elementi della sua prenotazione: numero di prenotazione e modulo di prenotazione, che ritrova nella sua area clienti. Permettono di collegare la sua richiesta al contratto giusto.

Dichiarare il sinistro e ottenere il rimborso

Una volta sancito l'annullamento e con i suoi documenti a portata di mano, la denuncia di sinistro si effettua direttamente online presso il nostro assicuratore partner, Gritchen Affinity (in collaborazione con la compagnia Areas). La procedura è semplice:

1. Si colleghi alla piattaforma di denuncia online declare.fr (l'indirizzo figura anche sul suo attestato) e scelga l'opzione «dichiarare un sinistro». La piattaforma è in lingua francese, ma la procedura resta semplice e il suo consulente può aiutarla in caso di dubbio.
2. Si identifichi con il suo numero di assicurato o il suo numero di contratto assicurativo, accompagnato dal suo cognome.
3. Compili il modulo con le informazioni richieste e alleghi i suoi giustificativi, in particolare il giustificativo medico, la fattura di annullamento e i suoi giustificativi di pagamento.

Una volta inviata la denuncia, è l'assicuratore a prendere in carico l'istruttoria e il rimborso. Per sapere con precisione cosa copre l'assicurazione annullamento e se si applica una franchigia, faccia riferimento alle condizioni del suo contratto. Il suo consulente resta a sua disposizione se ha bisogno di un documento o di un chiarimento sulla sua prenotazione.

Recuperare le tasse aeroportuali

Quando la sua crociera comprende dei voli, c'è un aspetto spesso trascurato a cui prestare attenzione: le tasse aeroportuali (chiamate anche tasse aeree) incluse nel prezzo del biglietto sono in gran parte recuperabili non appena lei non prende l'aereo. Sono oggetto di una procedura distinta dall'assicurazione annullamento, con una propria logica di calendario.

Il principio è semplice: la richiesta di rimborso può essere avviata solo dopo la data del volo interessato, e unicamente se il volo non è stato utilizzato. Un volo già effettuato non dà diritto ad alcun rimborso di tasse. Finché la data di partenza o di ritorno non è trascorsa, la procedura non può concludersi.

Questo rimborso proviene dalla piattaforma o dalla compagnia che ha emesso il biglietto (per esempio MisterFly o un altro partner di emissione), e non da Filovent, ma il suo consulente segue la procedura per suo conto. L'importo delle tasse recuperabili figura sul suo modulo di prenotazione. Quanto ai tempi, in media occorrono da 1 a 6 mesi a seconda della compagnia aerea o della piattaforma di emissione: il riflesso giusto è segnalare la situazione al suo consulente, poi sollecitarlo una volta trascorsa la data del volo per seguire l'avanzamento del dossier.

I suoi ricorsi per il rimborso a seconda della sua situazione

L'importo che può sperare di recuperare dipende anzitutto da un elemento: ha sottoscritto l'assicurazione annullamento? In ogni caso, sono le condizioni generali di vendita di Filovent a fare fede per l'annullamento, e non quelle del noleggiatore della barca. E se contava sull'assicurazione annullamento della sua carta di credito, ne verifichi bene la portata: richiede gli stessi documenti (fattura di annullamento, condizioni generali e tariffario) e la copertura varia a seconda della carta (per esempio le versioni Gold, Premier o Infinite di Visa, Mastercard o American Express) e dell'istituto bancario, spesso con massimali più bassi rispetto a un'assicurazione viaggio annullamento dedicata.

Ha sottoscritto l'assicurazione annullamento

È il caso più protettivo. Il motivo medico rientra tra le cause prese in carico, previa presentazione di un giustificativo. Lei dichiara il sinistro presso l'assicuratore, che rimborsa le somme versate nei termini e limiti previsti dal suo contratto. Attenzione a non confonderla con l'assicurazione multirischio, che copre altri imprevisti come il rimpatrio, le spese mediche sul posto o i bagagli. A questo si aggiunge, se del caso, il recupero delle tasse aeroportuali sui voli non utilizzati.

Non ha sottoscritto l'assicurazione

In questo caso, sono le condizioni generali di annullamento a determinare la quota trattenuta, e questa aumenta man mano che ci si avvicina alla partenza. A titolo indicativo: un annullamento con largo anticipo (per esempio oltre 90 giorni prima della partenza) può comportare la perdita del solo acconto, mentre più ci si avvicina alla data più la quota trattenuta cresce, fino al 100% dell'importo del viaggio per le cancellazioni più tardive. Queste spese di annullamento restano dovute anche se la barca viene rinoleggiata ad altri clienti. Le soglie e le percentuali esatte variano inoltre a seconda del tipo di prestazione (noleggio di barca, crociera organizzata, presenza di un equipaggio o di uno skipper a bordo): il tariffario completo applicabile alla sua prenotazione figura nelle sue condizioni generali. Anche senza assicurazione, le tasse aeroportuali sui voli non utilizzati restano comunque recuperabili secondo la stessa logica di calendario.

Domande frequenti

Quali documenti devo fornire per un annullamento medico?

Avrà bisogno del suo attestato di assicurazione (o del suo numero di contratto) con il suo cognome, della fattura di annullamento, dei suoi giustificativi di pagamento, delle sue condizioni generali di vendita e soprattutto di un giustificativo medico: certificato medico, bollettino di ricovero o qualsiasi documento che attesti l'impedimento. È questo giustificativo che permette all'assicuratore di istruire la sua richiesta.

L'impedimento medico deve riguardare me personalmente?

Non necessariamente. Secondo le garanzie del suo contratto, l'assicurazione annullamento può coprire un impedimento medico che riguarda lei, ma anche quello di un congiunto o di uno dei partecipanti al viaggio. È uno dei grandi vantaggi di un'assicurazione annullamento che copre tutto l'equipaggio. Quando è un congiunto a essere impedito, l'assicuratore richiede documenti specifici: il suo certificato medico e un giustificativo del legame di parentela (stato di famiglia o atto di nascita). In caso di dubbio sulle persone coperte, verifichi la tabella delle garanzie del suo contratto o chieda al suo consulente.

Posso annullare per una sola persona della prenotazione?

Sì. Quando una prenotazione raggruppa più partecipanti, è possibile procedere a un annullamento parziale: una persona annulla mentre le altre mantengono il viaggio. Segnali con precisione al suo consulente chi annulla e chi parte, affinché la prenotazione venga aggiornata. Il prezzo a persona dei partecipanti restanti può essere ricalcolato, perché spesso dipende dal numero di viaggiatori a bordo. Se ha sottoscritto l'assicurazione annullamento, la persona impedita può essere indennizzata per una causa coperta, giustificativo alla mano.

Come avviene il rimborso?

Dopo aver annullato la sua prenotazione dalla sua area clienti, dichiara il sinistro online su declare.fr, allegando i suoi giustificativi. L'assicuratore Gritchen Affinity istruisce poi la sua richiesta e procede al rimborso delle somme versate, nei termini e limiti previsti dal suo contratto di assicurazione annullamento.

Quanto tempo occorre per essere rimborsati?

Una volta presentato un dossier completo, l'istruttoria e il rimborso sono gestiti direttamente dall'assicuratore, secondo i suoi tempi. Per non allungarli inutilmente, conviene trasmettere subito una richiesta completa, giustificativo medico, fattura di annullamento e giustificativi di pagamento compresi. Se la procedura ritarda, il suo consulente Filovent può aiutarla a fornire un documento mancante o a sollecitare il seguito del suo dossier.

Posso recuperare le tasse aeroportuali dei miei voli?

Sì, le tasse aeroportuali incluse nel prezzo dei biglietti sono in gran parte recuperabili, a condizione che il volo non sia stato utilizzato. La procedura è distinta dall'assicurazione e può essere avviata solo una volta trascorsa la data del volo. Il rimborso proviene dalla piattaforma o dalla compagnia che ha emesso il biglietto (per esempio MisterFly o un altro partner), e non da Filovent direttamente, ma il suo consulente si occupa della procedura per lei. L'importo figura sul suo modulo di prenotazione, e i tempi medi vanno da 1 a 6 mesi.

Cosa succede se non ho sottoscritto l'assicurazione annullamento?

Senza assicurazione, si applicano le condizioni generali di vendita di Filovent (e non quelle del noleggiatore). La quota trattenuta dipende dalla data in cui annulla: aumenta all'avvicinarsi della partenza e può raggiungere il 100% dell'importo per le cancellazioni più tardive. Il tariffario esatto dipende dal tipo di prestazione e figura nelle condizioni generali della sua prenotazione. Le tasse aeroportuali sui voli non utilizzati restano comunque recuperabili.

Devo annullare io stesso o se ne occupa Filovent?

L'annullamento del noleggio si dichiara dalla sua area clienti, nella sezione «La mia dashboard», tramite il pulsante «Annulla la mia prenotazione». Parallelamente, il suo consulente avvisa i partner coinvolti e le trasmette i suoi documenti assicurativi. Non è quindi mai solo nella procedura.

Quanto tempo ho per dichiarare il sinistro?

Il termine per dichiarare il sinistro è generalmente di 5 giorni lavorativi dall'evento che provoca l'annullamento, salvo diverse indicazioni nelle condizioni del contratto Gritchen Affinity. In ogni caso, la cosa più prudente è dichiarare il sinistro il prima possibile dopo l'annullamento, una volta raccolti i suoi giustificativi medici, per non rischiare di superare il termine previsto dall'assicuratore.

Da ricordare

Annullare una crociera per motivi medici poggia su tre pilastri: dichiarare l'annullamento dalla sua area clienti, attivare la sua assicurazione annullamento su declare.fr con i suoi giustificativi medici, la sua fattura di annullamento e i suoi giustificativi di pagamento, e, se erano previsti dei voli, recuperare le tasse aeroportuali una volta trascorsa la data del volo. Se ha sottoscritto l'assicurazione, è protetto sulle somme versate; in caso contrario, si applicano le condizioni generali di Filovent, tanto più favorevoli quanto prima agisce. In ogni caso, il suo consulente Filovent è qui per guidarla a ogni passaggio e alleggerire al massimo le sue procedure.